TẠO LẬP MỘT KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ QUA 5 BƯỚC

Năm 2020, một năm đầy biến động với những thách thức chưa từng có và khó lường đã qua đi và các nền kinh tế hay một doanh nghiệp đang không ngừng nỗ lực để khôi phục các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Với tinh thần tích cực và chuẩn bị thật kỹ càng nhằm ứng phó linh hoạt trong mọi tình huống, doanh nghiệp, bất kể lớn hay nhỏ, cũng nên “chịu khó” xuất hiện trước công chúng, vừa để tranh thủ sự ủng hộ của người dùng, vừa để kêu gọi đầu tư nhiều hơn. Bởi lẽ đó, những người làm nhiệm vụ xây dựng thương hiệu và duy trì hình ảnh cho doanh nghiệp càng cần phải soạn cho mình, doanh nghiệp mình kế hoạch truyền thông chi tiết, tỉ mỉ hơn bao giờ hết. Dù bạn vừa mới hoàn thành hay đang trong quá trình chỉnh sửa bản kế hoạch truyền thông tổng thể của năm 2021, hãy cùng PR Newswire lượt qua 5 bước sau.

1. Thương hiệu của bạn đại diện cho cái gì?

Bước này, có nghĩa là bạn xác định những từ/cụm từ mang tính “biểu trưng”, là nền móng cơ bản cho mọi nội dung truyền thông được phát triển sau này. Ở bước nền tảng này, tất cả các nội dung đều phải có sự liên kết chặt chẽ với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty bạn, ở một hay nhiều khía cạnh. Hãy lấy Nike làm một ví dụ. Các chiến dịch, sản phẩm truyền thông của Nike xoay quanh khái niệm “đột phá”. Sứ mệnh của Nike là đem lại nguồn cảm hứng và sự đổi mới đến với tất cả các vận động viên trên thế giới. Từ đó, giá trị mà Nike mang lại nằm ở hiệu quả, tính chân thực, sự cấp tiến và bền vững.

Bất kể quy mô thế nào, các thương hiệu nên xác định rõ ràng giá trị và mục đích của mình ngay từ đầu. Từ đó, các từ khóa phù hợp với thương hiệu của bạn sẽ xuất hiện. Trong số những từ đó, hãy chọn 2 hoặc 3 từ hành động thể hiện bản chất của thương hiệu. (Ví dụ: nuôi dưỡng, kiến tạo, cung cấp, truyền cảm hứng, đổi mới.) Những từ này sẽ đóng khung và cố định tất cả nội dung bạn tạo ra sau này. Những động từ, tính từ này khi được đan xe vào các nội dung ngoại vi, sẽ giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu cũng như liên kết thương hiệu.

2. Nghiên cứu đối tượng mục tiêu và cơ quan truyền thông

Trái với suy nghĩ của nhiều người, một số nội dung thương hiệu có thể bị lạc điệu hoặc không được viết cho đúng đối tượng mục tiêu. Điều tồi tệ nhất là khi một công ty quá chăm chú vào việc viết thư cho các nhà đầu tư mà đôi lúc bỏ quên người đóng vai trò cốt lõi trong duy trì hoạt động kinh doanh doanh – khách hàng. Một số công ty bị ấn tượng về bản thân đến mức họ chỉ đơn giản nói về sản phẩm của họ tuyệt vời như thế nào. Thay vì đặt mình vào vị trí khách hàng và tập trung trả lời câu hỏi “Tại sao tôi nên quan tâm?” thì nhiều doanh nghiệp lại sa đà vào “Tại sao tôi nên mua sản phẩm này?”.

Để tránh rơi vào bẫy này, bạn có thể định hướng suy nghĩ của mình theo cách: “Tôi đang nhắm đến ai trong hàng số hàng tỷ người trên thế giới?”. Bạn càng hiểu rõ về tính cách, thói quen của khách hàng – từ suy nghĩ, vấn đề đến nhu cầu, thì cơ hội chạm đến độc giả với những nội dung có giá trị càng cao. Tuy nhiên, đừng bao giờ quên các phương tiện truyền thông – các nhà báo và những người có ảnh hưởng là ống dẫn để bạn tiếp cận khán giả mong muốn. Do đó, nghiên cứu của bạn, ngay từ đầu, đã phải bao gồm những thành phần này rồi. Trước tiên, hãy tìm hiểu các phương tiện truyền thông và nền tảng mà khán giả mục tiêu của bạn có xu hướng dịch chuyển sang. Sau đó, tìm xem nhà báo hoặc người có ảnh hưởng nào phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn? Hãy nghĩ xem phương tiện truyền thông sẽ thấy loại nội dung nào hữu ích cho khán giả của họ? (Những câu trả lời này có thể được rút ra từ việc giám sát phương tiện truyền thông). Khảo sát truyền thông của PR Newswire đã chỉ ra, ba yếu tố đa phương tiện hàng đầu mà các nhà báo thích sử dụng trong các bài viết của họ là ảnh, video và đồ họa thông tin có độ phân giải cao. Tiếp theo, bạn có thể bắt đầu xây dựng danh sách phương tiện để tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình. Và khi gửi tin cho các nhà báo, hãy coi họ như tệp khách hàng quan trọng thứ hai, tức là bạn cũng cần nói chuyện, tâm tình để đảm bảo rằng tin của bạn giúp giải quyết vấn đề của họ.

3. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Thương hiệu không nên ở trong bong bóng. Thay vào đó, bạn nên theo dõi những gì đối thủ cạnh tranh của mình đang nói thông qua các thông cáo báo chí và các phương tiện truyền thông, bám sát sự phát triển có liên quan tin tức chung và ngành, cũng như các chủ đề và vấn đề thịnh hành mà phương tiện truyền thông đang thảo luận. Thông qua phân tích này, các thương hiệu có thể tập trung vào các chủ đề nội dung chính.

4. Lên kế hoạch nội dung dài hạn và mục đích rõ ràng

Chiến lược giao tiếp đạt hiệu quả cao nhất khi bạn có một kế hoạch dài hạn. Khung thời gian điển hình cho một kế hoạch chiến lược nội dung có thể từ 3, 6 đến 12 tháng. Để chủ động lên được kế hoạch và chọn thời điểm kể chuyện thích hợp, bạn nên sử dụng danh sách phương tiện truyền thông và thông tin chi tiết về khán giả để đi sâu vào các sự kiện, tính năng chuyển tiếp, sự kiện báo chí, ngày lễ và xem câu chuyện của bạn có thể phù hợp ở đâu và nơi bạn có thể tăng giá trị bằng tin tức của mình. Tiếp theo, hãy sắp xếp thời điểm thông tin trùng với lịch lên bài của cơ quan truyền thông. Lịch cơ hội được tổ chức tốt phải phù hợp với lịch trình ra mắt sản phẩm và các sáng kiến ​​cần thiết so với lịch xuất bản của các phương tiện truyền thông. Xác định các góc độ mới tiềm năng từ nghiên cứu được thực hiện về các chủ đề hàng đầu của ngành, những gì mà các đối thủ cạnh tranh đã và đang truyền đạt cho giới truyền thông (thông qua các thông cáo báo chí và các mẩu truyền thông) và những gì mà giới truyền thông đã viết.

5. Nhất quán trong đánh giá và điều chỉnh kế hoạch truyền thông

Thật không may, với tất cả các bước này, bạn không bao giờ có thể đảm bảo rằng mọi thứ bạn làm sẽ hoàn hảo 100%. Bạn cũng không thể đảm bảo rằng mọi quyết định đều là đúng đắn khi xây dựng và thực hiện chiến lược truyền thông của mình? Do đó, điều cần thiết là phải liên tục theo dõi và cởi mở với các phản hồi để bạn có thể thích ứng và phản hồi theo thời gian thực. Có lẽ những từ bạn chọn không thể hiện chính xác những gì bạn làm hoặc có một số nhầm lẫn về trọng tâm kinh doanh của bạn là gì? Giám sát phương tiện có thể giúp bạn khắc phục điều này. Giao tiếp chiến lược sẽ hiệu quả nhất nếu thông điệp trung thực và được lặp lại thường xuyên. Các công ty cần gửi thông điệp của họ qua các kênh hiệu quả nhất và có kế hoạch dài hạn.